Comunicación al detalle.
Planificar telefonía y reuniones.
Valorar los recorridos de llamadas, las centralitas existentes, FreePBX, la cloud del operador y Teams. Probar la portabilidad, las alternativas y las salas de reuniones.
¿Cómo deben llegarle las llamadas?
Los horarios, las sustituciones y los lugares de trabajo determinan los recorridos. DAXS registra los números y contratos, configura la distribución y prueba los casos acordados.
- 01Número y operador
¿Qué conexiones, números y periodos de contrato existen? Coordinar con el operador los requisitos y las posibilidades de conexión.
- 02Horarios y grupo de llamadas
Dirigir las llamadas a las personas responsables dentro y fuera del horario. Definir sustituciones, ocupación y desvíos.
- 03Oficina, teletrabajo y movilidad
Elegir teléfono, softphone o plataforma según el lugar de trabajo. Probar las llamadas entrantes y salientes en los dispositivos necesarios.
- 04Vía alternativa
Probar el desvío, la conexión móvil o un dispositivo alternativo ante el fallo previsto. La alternativa debe evitar el componente afectado.
La plataforma se adapta al proceso de llamadas.
| Modelo | Posible uso | Control, dependencia y asistencia |
|---|---|---|
| Centralita existente | Cuando las funciones, el soporte y los dispositivos necesarios siguen siendo adecuados. | Conservar el entorno y sus integraciones; planificar el mantenimiento, la sustitución y una transición futura. |
| FreePBX / plataforma propia | Cuando se necesita control propio y recorridos de llamadas adaptados. | Organizar la plataforma, las actualizaciones, las copias y las responsabilidades. Siguen siendo necesarios un operador y accesos seguros. |
| Cloud del operador | Cuando la telefonía como servicio encaja en el proceso de trabajo. | Comprobar el contrato, las funciones, los dispositivos y la dependencia de Internet. Coordinar con el operador los cambios y desvíos. |
| Microsoft Teams | Cuando Teams se utiliza para colaborar y los requisitos de telefonía encajan con la plataforma. | Comprobar previamente las licencias, la conexión con el operador, el uso móvil y las funciones necesarias. Coordinar la asistencia con el entorno Microsoft. |
¿Qué conexión debe evitar la alternativa?
Fallo de Internet o del operador
Una segunda línea o conexión móvil puede evitar un fallo de la línea. Ante un fallo del operador, puede ser necesario un desvío preparado fuera de ese servicio. Comprobar previamente el contrato y las posibilidades técnicas.
Fallo eléctrico o de red en la sede
Los teléfonos y la centralita locales pueden fallar al mismo tiempo. Se preparan, según las necesidades, acceso móvil, desvío externo o una plataforma alternativa. Un acceso a Internet de reserva necesita también alimentación.
Centralita averiada
Disponer de una conexión libre o una línea operativa no garantiza por sí solo la distribución de llamadas. Guardar la configuración y comprobar la recuperación y la alternativa prevista. En la prueba, las personas deben ser realmente localizables.
Para Internet, telefonía móvil, telefonía y conexiones entre sedes, la página de Magenta Business explica los usos habituales y la colaboración entre el operador y DAXS. La conexión adecuada se elige según sus requisitos.
Una sala de reuniones funciona como un conjunto.
Los participantes locales miran hacia la pantalla, la cámara encuadra la sala de forma útil y todos pueden oírse. DAXS planifica la sala, la plataforma y la conexión IT y comprueba el uso mediante una llamada de prueba externa.
- 01Empezar de forma sencilla
Adaptar la pantalla, el inicio de sesión y los controles al proceso de reuniones real. La sesión debe comenzar con pocos pasos fáciles de explicar.
- 02Oír y ser visto
Planificar asientos, luz, micrófono y cámara para que puedan participar las personas locales y remotas. El tamaño y la acústica de la sala determinan la elección.
- 03Probar desde fuera
Una persona fuera de la sala comprueba la imagen, la claridad del audio y la participación. La pantalla compartida y los dispositivos previstos se prueban en la misma sesión.
Logitech y otros fabricantes son opciones posibles. La sala, su uso y las pruebas de aceptación determinan el equipamiento.
La portabilidad y la implantación requieren coordinación.
El entorno existente, el operador y la plataforma de destino se coordinan antes del cambio. La portabilidad, la ventana de pruebas y la alternativa forman parte del mismo plan.
- 01Registrar
Inventariar números, contratos, dispositivos, sedes e interlocutores; determinar qué funciones deben conservarse.
- 02Coordinar
Planificar la coordinación con el operador, la fecha de portabilidad, las pruebas y la información a los usuarios. Aclarar los límites y las posibles interrupciones.
- 03Comprobar y entregar
Probar llamadas entrantes y salientes, grupos, sustituciones y uso móvil. Documentar los ajustes y las responsabilidades.
Planificar el contacto desde la oficina, el teletrabajo y la movilidad.
Una llamada debe llegar a la persona responsable. Si está ocupada o ausente, hace falta una alternativa clara. DAXS acuerda con usted los grupos, dispositivos y horarios y comprueba qué admite realmente la plataforma existente o prevista.
Describir previamente los recorridos de llamadas
Se registran los números, contactos principales, horarios de apertura o atención y sustituciones. La centralita propia, el servicio contratado y las conexiones existentes se valoran según su idoneidad. Las reglas deben encajar con la organización y resultar claras para el personal.
Probar situaciones representativas
La prueba incluye llamadas entrantes y salientes, transferencias, ausencias y la alternativa acordada. Se consideran oficina, teletrabajo y movilidad. La calidad y el comportamiento ante una incidencia dependen de la conexión y la plataforma y se comprueban de forma concreta.
Ver los puntos de planificación y aceptación
- Inventariar los números, las conexiones y los dispositivos existentes.
- Acordar grupos de llamadas, horarios de atención y sustituciones.
- Comprobar las funciones necesarias y los límites de la plataforma.
- Considerar la red, la alimentación y la dependencia de Internet.
- Probar el uso normal, las ausencias y la alternativa acordada ante fallos.
- Aceptación: entregar recorridos de llamadas, interlocutores y una guía breve.
Marco de comprobación orientativo. El alcance y las evidencias adecuadas se acuerdan para su entorno.
Preguntas sobre telefonía y reuniones.
¿Pueden conservarse los números actuales?
¿Debe trasladarse la telefonía al cloud?
¿Cuándo resulta adecuado FreePBX?
¿Puede Teams sustituir al teléfono tradicional?
¿Qué ocurre si falla Internet?
¿Qué necesita una sala de reuniones que funcione?
Revisar sus canales de comunicación o su sala de reuniones.
Describa quién debe estar disponible y cuándo, o qué dificulta hoy sus reuniones. Definimos un primer alcance de planificación y pruebas.