Una cuota por usuario todavía no es un cálculo a cinco años. Comparar nube privada y Software as a Service (SaaS) para una empresa mediana exige incluir migración, operación, copias de seguridad y horas de trabajo en ambas opciones. Una plataforma propia necesita hardware y mantenimiento. Un SaaS también necesita administración, migración de datos, una estrategia de recuperación probada y contratos claros. Las cifras solo resultan comparables cuando se define la tarea.
La visión general de DAXS ya publicada sobre nube, on-premises e híbrido explica los modelos operativos. Aquí abordamos el cálculo de costes verificable para 20, 50 y 100 personas. Una nube privada es un entorno de uso exclusivo de una organización; según NIST puede alojarse en sus instalaciones o con un proveedor. SaaS significa utilizar una aplicación suministrada como servicio. Estos conceptos por sí solos no implican igualdad de funciones, responsabilidad o disponibilidad.
Definir primero un alcance común
La empresa ficticia necesita sincronización de archivos, uso compartido interno y externo, historial de versiones, edición conjunta de documentos de texto sencillos, acceso por roles y recuperación documentada. Se suponen el mismo almacenamiento y uso por persona; el crecimiento de los datos se evaluará aparte. La opción privada incluye una plataforma colaborativa autogestionada con servicio documental sobre hardware dedicado en un centro de datos. SaaS incluye una suscripción hipotética con esas funciones mínimas. Ambas opciones contemplan costes de copia separados y dos ejercicios de restauración anuales.
Este alcance no afirma que productos concretos sean funcionalmente equivalentes. Antes de decidir hay que probar edición simultánea, formatos, acceso de invitados, uso móvil, integración de identidades, registros, accesibilidad y exportación. Si falta una función obligatoria, la fila más barata no es una oferta adecuada. Para la opción privada, la documentación de Nextcloud muestra que la copia debe incluir base de datos, datos y configuración; un servicio documental necesita su propia integración y configuración. La elección de productos y licencias queda abierta en este modelo ficticio.
Hacer explícitas todas las hipótesis
Todos los importes son supuestos de cálculo elegidos libremente y redondeados en euros netos, no precios de proveedores, una oferta DAXS ni una previsión. La tarifa interna con todos los costes es de 80 € por hora. Precios y salarios permanecen constantes durante cinco años; se excluyen inflación, impuestos, financiación, valor residual, sustitución del hardware después del quinto año y consumo adicional por crecimiento de datos. El hardware se paga al inicio y se utiliza todo el periodo. Ninguna opción incluye una segunda ubicación ni un compromiso de alta disponibilidad.
| Partida de coste | SaaS | Nube privada |
|---|---|---|
| Migración inicial | 30 horas de configuración básica × 80 € más 1,5 horas por persona × 80 € | 60 horas de configuración de plataforma × 80 € más las mismas 1,5 horas por persona × 80 € |
| Hardware inicial | 0 € del lado del cliente | 20 / 50 / 100 personas: 6.000 / 9.000 / 14.000 € |
| Suscripción o licencia por usuario | 15 € por persona y mes | 3 € por persona y mes por los derechos de software/soporte supuestos |
| Copias de seguridad | 3 € adicionales por persona y mes | Almacenamiento externo 80 / 140 / 250 € al mes |
| Operación continua | 2 / 3 / 5 horas de administración al mes × 80 € | 6 / 8 / 12 horas de administración al mes × 80 € |
| Ejercicios de restauración | 2 × 8 horas al año × 80 € | 2 × (8 / 8 / 12) horas al año × 80 € |
| Otros costes operativos privados | Incluidos en la suscripción supuesta; conexión de la empresa excluida en ambas opciones | Colocation 180 / 180 / 300 €, energía 120 / 180 / 280 €, red de la ubicación 100 / 100 / 150 €, soporte de plataforma 80 / 120 / 180 € y reserva de mantenimiento 100 / 120 / 180 € al mes |
Las cifras separadas por barras corresponden siempre a 20 / 50 / 100 personas. La reserva de mantenimiento privada es un presupuesto para sustituciones y pequeñas reparaciones, no una cobertura garantizada del fabricante. En SaaS, alojamiento, energía del centro de datos y hardware de plataforma están incluidos en la suscripción hipotética y no se añaden de nuevo como factura separada del cliente. La conexión común a internet y los dispositivos finales quedan fuera de ambos cálculos. Una oferta real debe aclarar qué incluyen suscripción, copias, soporte y exportación.
El resultado a tres y cinco años
Cada campo utiliza la fórmula: Coste total = implantación inicial + costes anuales × número de años. En SaaS, los costes anuales son 12 × usuarios × (15 € de suscripción + 3 € de copias) + 12 × horas mensuales de administración × 80 € + 2 × 8 horas de ejercicio de restauración × 80 €. En el entorno privado se añaden al hardware inicial 4.800 € de implantación de plataforma y 120 € de migración por persona. El coste anual comprende doce meses de colocation, energía, red local, copias externas, soporte y reserva de mantenimiento, además de licencias por usuario, administración y ejercicios de restauración.
| Personas / opción | Inicial | Anual | 3 años | 5 años |
|---|---|---|---|---|
| 20 · SaaS | 4.800 € | 7.520 € | 27.360 € | 42.400 € |
| 20 · Nube privada | 13.200 € | 15.680 € | 60.240 € | 91.600 € |
| 50 · SaaS | 8.400 € | 14.960 € | 53.280 € | 83.200 € |
| 50 · Nube privada | 19.800 € | 20.840 € | 82.320 € | 124.000 € |
| 100 · SaaS | 14.400 € | 27.680 € | 97.440 € | 152.800 € |
| 100 · Nube privada | 30.800 € | 33.120 € | 130.160 € | 196.400 € |
Comprobación de la fila intermedia: 50 usuarios SaaS cuestan inicialmente 2.400 € de configuración + 50 × 120 € de migración = 8.400 €. Al año, 50 × 18 € × 12 = 10.800 € por suscripción y copias, 3 × 12 × 80 = 2.880 € de administración y 2 × 8 × 80 = 1.280 € de ejercicios. Son 14.960 € anuales y 8.400 + 5 × 14.960 = 83.200 € en cinco años. El entorno privado para 50 personas parte de 9.000 + 4.800 + 6.000 = 19.800 €. Las partidas anuales suman 20.840 €, dando 124.000 € en cinco años.
¿Qué cambio modifica la comparación?
Si aumenta solo la suscripción SaaS supuesta en 5 € por persona y mes, el coste a cinco años crece 6.000 € para 20, 15.000 € para 50 y 30.000 € para 100 personas. Para 100 personas, el modelo llega a 182.800 € en vez de 152.800 €. La opción privada para 100 personas permanece en 196.400 € con supuestos constantes. Un aumento SaaS de unos 7,27 € por persona y mes respecto a la suscripción de partida durante los cinco años igualaría ambas cifras para 100 personas; es un umbral aritmético del ejemplo, no una previsión de precios. Más hardware, una segunda ubicación, energía más cara o más horas de operación también alterarían la opción privada. El crecimiento de datos puede generar costes adicionales en ambas.
Al solicitar ofertas, envíe la misma lista: usuarios activos y externos, almacenamiento y crecimiento anual, formatos Office, versiones y permisos, objetivo de recuperación, exportación de datos, horarios de soporte, disponibilidad y responsabilidades. Para las copias no basta marcar «incluido»: debe quedar claro qué datos vuelven a un entorno independiente, en qué plazo y quién realiza el ejercicio. La suscripción desplaza la responsabilidad operativa sin eliminarla.
Para una decisión real, DAXS puede identificar las funciones necesarias, poner ambas ofertas sobre la misma base y sustituir supuestos por mediciones y contratos. Contactar con DAXS.
Fuentes: NIST SP 800-145: definición de modelos de nube y servicio · AWS Well-Architected: incluir operación y administración en el coste total · Nextcloud: componentes de una copia completa · Nextcloud: configuración del servicio documental.
